2018年 8月 17日
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設定自動回覆

建立日期: 2008年 4月 21日   (10 年前) 閱讀次數: 787 評價: 

概覽

如果您正在度假,因而暫時無法檢視郵件,您可能想將度假通知自動回覆給寄件人。這項功能由自動回覆工具完成,也可以稱之為自動回覆。除了度假通知之外,公司也可以使用自動回覆功能來通知客戶:他們的訂單或技術支援要求已收到,並會得到儘快處理。自動回覆內容也可以包含使用純文字或 HTML 格式預先寫好的資訊,同樣也可以包含附加的檔案。

要為信箱設定自動回覆功能,請執行下列步驟:

  1. 在您的首頁上按一下您所需的網站名稱。
  2. 按一下“郵件”圖示。
  3. 按一下您要為其設定自動回覆功能的電子郵件位址。
  4. 按一下“工具”組中的“自動回覆”圖示。
  5. 如果您不想在自動回覆中新增任何檔案,請繼續進行步驟 6。若要將檔案新增到自動回覆中:
    1. 按一下“工具”組中的“附件”圖示。
    2. 按一下“瀏覽”找到該檔案,選擇檔案之後,請按一下“傳送檔案”

      此檔案即會被新增到附件存儲區中,您便可以將此檔案新增到多個不同的自動回覆中。

    3. 完成之後,按一下“上一級”並繼續進行下一步驟。
  6. 按一下“工具”組中的“新增自動回覆”圖示。
  7. 設定自動回覆:
    1. 請將此自動回覆名稱輸入到“自動回覆名稱”框中。

      例如:度假通知。

    2. 如果您想在離開時將來件轉發給其他電子郵件位址,請在“自動回覆,將原郵件轉發到指定郵件位址”框中指定電子郵件位址。
    3. 如果您想為任何接收的郵件傳送自動回覆,請選擇“條件”組中的“總是回覆”選項。如果您僅想自動回覆給內文或主題行包含特定文字的郵件,請選擇相應選項,並在輸入框中輸入該文字組合。
    4. 預設情況下,接收到的電子郵件主題行將插入到自動回覆中。要使用自訂主題,請“回覆”主題輸入框中輸入所需主題。
    5. 因為您的聯絡人可能無法得知他們所收到的郵件是自動回覆,他們可能想回覆您自動回覆的郵件。因此,您應在“回覆位址”中指定您的電子郵件位址,否則,他們的郵件將會被發到自動回覆器的位址。
    6. 指定自動回覆的郵件格式(“純文字”“HTML”)和字元編碼(推薦使用“UTF-8”)。如果在自動回覆訊息中使用 HTML 標記,則應勾選“HTML”選項。
    7. 請在“回覆文字”欄位輸入訊息。
    8. 附加您的檔案(如果需要)。若要進行此項操作,請按一下“新增附件”按鈕,勾選您之前上傳到附件存儲區的檔案所對應的核取方塊,並按一下“確定”。若要移除自動回覆中的附件,請勾選相應核取方塊,然後按一下“移除所選項”
    9. 要限制每天給同一郵件位址傳送自動回覆的數量,請在位於“限制”下的相應輸入框中輸入所需數量。

      預設設定是每天自動回覆至同一位址的電子郵件不超過十次。

    10. 若要降低郵件伺服器載入,您可能想要限制自動回覆器需要記住的特定位址數量。若要完成此操作,請在“最多存儲”框中輸入合適的數字。
  8. 按一下“確定”
  9. 按一下“工具”組中的“啟用”圖示。
*** 以上提供的資料僅供參考,如有需要,請諮詢獨立技術顧問的意見。
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