概覽
“訂單管理”是整套網上業務的核心之一,為了能讓日常的管理更有效率,請您細心閱讀這份指南。
當會員從“網上商店”挑選了有興趣的產品,並把產品放入“購物車”後,便可進行結帳,在顧客完成幾個步驟後,包括“選擇貨運方式”、“選擇付款方式”、以及最後確認無誤後,按下“確認”並完成訂購程序,系統便會把訂購資料記錄,並且向顧客及管理員發出訂購確認通知。
這時管理員便需要盡快處理,以便讓顧客能知悉訂單狀態。一般情況下,我們建議管理員每天最少檢查和處理一次“訂單記錄”,日常亦需關注一些未完成的訂單。
進入“購物訂單”管理:
- 點擊主選單的“訂單處理/客戶管理”
- 點擊左選單的“購物訂單”
- 選擇相關訂單
訂單型式:
針對購物訂單的“浮動按鈕”:
- 處理訂單
針對更新訂單的每一個處理狀態,讓系統記錄,並選擇是否透過“電子郵件”和“手機短訊”通知顧客。
更新狀態
選擇一項適合的狀態名稱
備註
若有需要,可輸入有關該項訂單的備注,亦可選擇是否向顧客通知
積分
檢視該項訂單顧客可獲得的“現金積分”,可選擇是否批核這些積分給顧客
產品寄出日期
若有寄出的日期,可點擊“日曆”按鈕選擇日期
產品送貨日期
若有送貨的日期,可點擊“日曆”按鈕選擇日期
貨運參考編號
若有貨運編號,例如“郵政編號”、“速遞編號”、“掛號通知”
電郵通知訂單更新
選取後系統會透過電腦通知顧客
短訊通知訂單更新
選取後系統會透過手機短訊通知顧客
郵件語言
請選擇適合顧客的語言,例如知悉顧客是歐美地區,則選擇“英文”
保留郵件副本
若選擇了電郵通知,可將更新電郵副本保留,供日後需要時參考
- 訂單資料
管理員可檢視這項訂的所有資料。
- 狀態記錄
由“下”至“上”的訂單狀態處程過程記錄。
- 列印 - 列印這項訂單的收據
新進訂單通知方式:
顧客
“電子郵件”
管理員
“電子郵件”、“手機短訊”、“傳真文件”
更新訂單狀態通知:
針對訂單的動作:
編輯
更新訂單的狀態、產品貨運資料、向顧客發出通知
刪除
刪除“錯誤”、“過久未完全”、“重複的訂單”
資訊
檢視訂單的資料
注意事項:
- 系統被記錄的訂單並不表示成功收取貨款,如果您的訂單是透過付款閘道收款,請登入付款閘道供應商的帳戶,並確認款項收妥方可處理產品的付運
- 請細心核對每項訂單的資料,包括顧客資料、要求的貨運地點、帳單資料等,若有需要,請跟顧客聯絡以確認資料無誤,並且在產品付運前確保已收妥貨款
- 建議在接到新訂單後,若資料無誤,保留二十四小時後才處理付運,因中途若出現問題也有機會處理
- 如訂單透過線上付款閘道收款,請比對客戶的IP國家與訂購者國家是否一致,或利用付款閘道供應商的工具檢視國家地區資料,若有懷疑,請參考付款閘道供應商的指引向顧客索取身份証明的文件,以減少網上詐騙帶來的損失
- 在一般情況下,“待完成的訂單”是顧客在結帳時系統預先記錄該訂單資料,若順利完成線上付款交易,將自動轉為“已記錄的訂單”,但若顧客沒有完成線上付款或過程中出現問題,則訂單型式仍處於“待完成的訂單”,如檢查線上付款無誤,管理員應手動進行確認
*** 以上提供的資料僅供參考,如有需要,請諮詢獨立技術顧問的意見。